Como explicábamos en un reciente artículo, los trabajadores mantenemos una peculiar relación con los reuniones. Sabemos que, en muchos casos no sirven para demasiado, pero nos gusta participar en ellas, puesto que sentimos que nuestro tiempo está siendo empleado de forma útil (aunque en nuestro fuero interno sepamos que no es así) y nos da la oportunidad de lucirnos delante de los compañeros o superiores a cambio de muy poco esfuerzo.

Lo cierto es que las reuniones pueden ser más perjudiciales que provechosas. Como señalaba una investigación realizada por Jeff Denneen y Michael Mankins de Bain & Company en el seno de una gran compañía, sus trabajadores empleaban 300.000 horas al año en total en preparar la reunión semanal. Una importante inversión temporal y de esfuerzo que ofrece unos réditos muy limitados. Por ello, en un reciente artículo publicado en LinkedIn, Denneen recuerda la popularmente conocida como regla del 7 y que consiste, básicamente, en que todos los participantes de una reunión que superen dicho número lo único que hacen es entorpecer el funcionamiento de la misma. En concreto, cada participante extra reduce las probabilidades de tomar una decisión en un 10%, hasta el punto de que cuando se reúnen 16 personas bajo el mismo techo, es prácticamente imposible que la reunión llegue a buen puerto.

Que alguien se quede fuera de una reunión puede parecer poco cortés o un desprecio, pero quizá deberíamos empezar a planteárnoslo

La facilidad con la que se puede convocar una reunión es una de las causas por las que decidimos gastar el tiempo de los demás. En el pasado, era mucho más difícil coordinar a un gran número de personas si estas debían contactarse por teléfono. Hoy basta con crear una cadena de correos electrónicos para dar por enterados a todos y sentarte a esperar que la reunión tome forma por sí misma. Es algo que también ocurre con los propios e-mails, que suelen remitirse a través de la copia oculta a multitud de responsables de distintos departamentos a quienes no les importa dicha información o, de hecho, no deberían conocerla.

No es descortesía, es eficiencia

Que alguien se quede fuera de una reunión puede parecer poco cortés o un desprecio, pero quizá deberíamos empezar a planteárnoslo. Por ello, es importante reconocer cuándo un delegado o representante puede ser útil y cuándo no. Una anécdota explicada por Mankins da fe de la importancia de la gestión del tiempo y de la selección de quién debe ir a una reunión y no. Una subsecretaria de defensa se enfrentó a su primera reunión con 60 proveedores. El primer paso estaba claro para ella, aunque no lo parezca a simple vista: todas esas personas debían formar un círculo y explicar cuál era su trabajo y por qué estaban allí. Los dos primeros explicaron su rol y, rápidamente, fueron invitados a abandonar la sala por la mujer, que explicó que no tenían por qué estar allí. Pronto, otros siguieron su misma suerte por iniciativa propia, hasta que apenas quedaron 12, los únicos que debían estar allí, mientras el resto podían dedicarse a algo realmente útil.

Toda reunión que dure más de hora y media debe ser aprobada por un superior del convocante

Además, hay otra larga serie de recomendaciones para mejorar la calidad de las reuniones, como tener claro el objetivo de la misma; aunque se convoquen de forma periódica, quizá convenga preguntarse si de verdad resultan pertinentes. Como recordaba el Secretario de la Marina Estadounidense Ray Mabus a ACyV, una reunión en la que no se puede llegar a ninguna conclusión no debería haberse celebrado.

En otro artículo, Michael Mankins, socio de Denneens, proponía otros consejos, como revisar la duración temporal de las reuniones. Hasta hace poco, el estándar se encontraba en media hora, pero ahora el tiempo ha aumentado a la hora, con todo el consumo de recursos que ello conlleva. Mankins encuentra interesante una regla que identificó en una gran compañía, y según la cual, toda reunión que dure más de hora y media debe ser aprobada por un superior del convocante.

Además, podemos mejorar la eficiencia el encuentro simplemente a partir de una pequeña disciplina en apariencia poco productiva pero a la larga, útil. Conviene establecer el objetivo de la reunión nada más empezar, acotar el rol de cada uno de los participantes en la misma y llevar un recuento de las conclusiones a las que se han llegado (si queda en blanco, es porque probablemente hemos abusado de nuestro tiempo y del de los demás).

Fuente: http://goo.gl/uEBP7z

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